Der er mange løsninger på en stor bud eller forslag

En af de store mysterier i den “åbne” konkurrencebaseret udbudsprocedure er, at hver af os har oplevet nederlag. Hvad mystifies os er, at der må have været en fejl-vi havde den bedste løsning. Selvfølgelig gjorde vi. Så gjorde de andre tre mislykkede bydende, som gjorde, vi håber, den vellykkede sig!

Så overveje dette hypotetiske bud, som blot beder om et forslag om at “gøre følgende ligning sande ved kun at tilføje en linje til det”:

JEG X = V JEG

Simpelt nok. Forbered dit team til at overveje, hvad der anmodes om. Gennemgå alle dokumentation for at sikre, at intet er blevet overset. Og udarbejde dit tilbud. Du gør dette, og dit bud svar er ganske enkelt:

JEG X? V JEG

Kompatibel. Én linje føjes til lighedstegn at gøre ligningen sande og korrekte. Klart det vindende bud – eller er det?

Som med alle projekter og aktiviteter, kan der være mange tilgange, der kunne gennemføres for at føre til de samme minimumskrav. Og det er godt og afgørende betydning, hvis vi virkelig søge løsninger, der skaber langsigtede bæredygtige fordele. Stadig, vi kan gøre mere end bare opfylde «mindstekrav» til at sikre overholdelse.

Vi alle har et ansvar for at sikre, at vi udfordrer den tænkning, der præsenteres i designet, udbudsmateriale, donor politik osv, ikke bare for at udarbejde et svar der ‘møder’ krav. Hvis vi ikke gør dette, ville derefter udbudsprocessen simpelthen komme til en prissammenligning, som ikke nødvendigvis omsættes til den bedste løsning på problemet.

Så hvem er “vi” at tage alle dette ansvar? Er det os som individer? Er det de administrerende entreprenører? Agenturer? Det er klart for os alle i uanset hvilken rolle vi vedtager som det vedrører et bud eller på det pågældende erhvervsområde.

Udbudsproceduren skal være direkte forbundet til aktivitetens gennemførelse og dens resultater. Så under udarbejdelsen af indsendelse skal nogle af hovedspørgsmålene altid være spurgte:

Hvorfor gør vi det

Der vi målretning

Hvor vil enhver impac realiseres

Hvordan får vi at vide

Hvordan vil vi måle det

Og der er sikkert mange flere, som alle har noget til fælles – begyndende med slutningen for øje.

Dette ansvar at stille nøglespørgsmål ikke hvile alene med dem, forbereder det mørt svar. Klart det er en del af nogen metode til at designe en aktivitet, og det virkelig også bør være del af bud vurderingsprocessen hvis der er en ægte vilje til at finde den bedste tilgang til enhver aktivitet. Jeg har én gang modtaget nogle feedback, og jeg er sikker på, jeg ikke er alene her, at “men det var ikke bedt om i buddet”. Det er uacceptabelt og angiver mangler med hensyn til spørgsmålet “hvorfor de foreslår dette?” Det kan stadig er blevet bedømt til at være ikke den ønskede fremgangsmåde, men blot afvise alternative tilgange fordi [eventuelt] det var tænkt i projekteringsfasen, er ikke at være tro mod årsagen.

Så, arbejder på en formodning om, at design og forberedelse er sund og komplet, at reagere på denne hypotetiske bud med den “svarer ikke” tegn som din “tilgang” vil helt sikkert sikre, ‘projekt’ behov opfyldes. Men hvad hvis du har brugt noget tid på at tænke om andre muligheder, du måske har overvejet at indsende denne ‘bud’ svar:

JEG X 6 = V JEG

Hvor i ‘bud’ det stille for en lige linje? Så er her en anden løsning på det samme problem, der kan faktisk være overlegen i forhold til de tidligere svar. Vores rolle er at vurdere berettigelsen af mulighederne, og så vores bud reaktion skal fuldt demonstrere hvorfor indstillingen foreslår vi endelig vil være den bedste løsning for aktiviteten.

Vi er sjældent tilbøjelige til at være en eneste tilbudsgiver, så en kritisk succesfaktor overvejer hvad konkurrenterne gør. Så ved at gå gennem ovenstående proces for vores hypotetiske bud, har vi nu to muligheder at overveje. Nu vi ikke præsenteres kun med hensyn som indstilling er bedst for aktiviteten, men også, hvad kan vores konkurrence overvejer? Dette betyder, at du er i stand til at overveje deres team, deres tilgang og deres styrker og svagheder. Og ved at gøre dette, ikke kun kan du ramme dine svar ved at demonstrere, hvorfor dine metoder, holdet etc er mest hensigtsmæssigt du kan dokumentere dette fra en komparativ synsvinkel.

Alt dette kræver vilje fra os som potentielle tilbudsgivere eller teammedlemmer til Leder du efter den absolutte bedste løsning til den foreslåede aktivitet. Og klart brug for fuldstændig gennemsigtighed mellem alle interessenter til at sikre den bedste løsning er vellykket, ikke indstillingen “bedste, fordi”. Og det kræver ligeledes et tilsagn fra dem, vurdering af buddene og forslagene til at overveje hvorfor alternativer eller tilføjelser, der foreslås, og evaluering af disse på deres fortjenester.

======

Sans for detaljer.

Det er afgørende for os alle i udarbejdelsen af forslag og bud for at opretholde en forpligtelse til at have sans for detaljer. Intetsteds i vores hypotetiske bud blev vi fortalt at løsningen kan kun nås ved hjælp af matematiske symboler, og måske har du flere løsninger stadig.

S JEG X = V JEG

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.